Swydd Wag -- Rheolwr Gwybodaeth a Chofnodion x 2

Gweithio i'r Gwasanaeth Sifil

Mae prosesau recriwtio Llywodraeth Cymru wedi’u seilio ar yr egwyddor o ddethol ar gyfer penodiad yn ôl teilyngdod ar sail cystadleuaeth deg ac agored fel yr amlinellir yn Egwyddorion Recriwtio Comisiwn y Gwasanaeth Sifil (Saesneg yn unig).

Mae Cod y Gwasanaeth Sifil (Saesneg yn unig) yn nodi'r safonau ymddygiad a ddisgwylir gan weision sifil.

Manylion y Swydd

Y Grŵp Iechyd a Gwasanaethau Cymdeithasol
Gwybodaeth, Llyfrgell ac Archifau
HEO - £32,460 - £39,690
£30,600
Amser llawn (croesewir ceisiadau gan bobl sydd am weithio'n llawn amser, rhan-amser neu rannu'r swydd)
Parhaol
Cymru gyfan
Mae ‘Cymru gyfan’ yn golygu bod hyblygrwydd o ran ble gall y swydd gael ei lleoli. Mae hyn yn ddibynnol ar anghenion y busnes.   Nodwch, nid yw bob amser yn bosib i ganiatáu cais am leoliad swyddfa penodol, ond fe fyddwn yn ystyried pob cais.
I'w gadarnhau

Pwrpas y swydd

Rheolwr Darganfod ac Arfarnu Ymchwiliadau

Mae'r Rheolwr Darganfod ac Arfarnu Ymchwiliadau yn rôl barhaol newydd a grëwyd i gefnogi ymchwiliadau Covid yn y dyfodol.  Bydd y swydd yn rhoi cymorth allweddol wrth baratoi ar gyfer ymchwiliad a gweithio gyda rhanddeiliaid i nodi tystiolaeth bosibl.  Er enghraifft, cynnal chwiliadau i ddarganfod tystiolaeth a gedwir ar ein systemau; dadansoddi'r dystiolaeth gan ddefnyddio offeryn e-ddarganfod Nuix; nodi ardaloedd i gymhwyso moratoria dinistriol; nodi cofnodion i'w cadw'n barhaol. 

Mae profiad o weithio ym maes rheoli cofnodion neu archifau yn hanfodol.  Mae gradd neu gymhwyster ôl-raddedig mewn gwybodaeth, rheoli cofnodion, archifau neu ddisgyblaeth gysylltiedig yn ddymunol.

 

Rheolwr Adolygu Gyriannau Etifeddol

Mae’r Prosiect Gyriannau Etifeddol yn cynnwys adolygiad o flychau e-bost sydd wedi’u harchifo, ynghyd ag amrywiaeth o yriannau etifeddol gan gynnwys gyriannau ar y cyd a gyriannau personol. Er mwyn mynd i’r afael â’r mater, mae cyllid wedi’i gymeradwyo ar gyfer swydd dros dro i adolygu’r gyriannau etifeddol a lleihau costau storio, yn ogystal â lleihau risg gwybodaeth a gwella cydymffurfiaeth Llywodraeth Cymru o ran GDPR, Deddf Diogelu Data a’r Ddeddf Cofnodion Cyhoeddus. Bydd y swydd hon yn benodiad Cyfnod Penodol o 2 flynedd gyda'r posibilrwydd o estyniad neu barhad, er na ellir gwarantu hyn. 

 

Y nod yw adolygu’r gyriannau, gan ddechrau gyda’r gyriannau ar y cyd, drwy ddefnyddio offeryn e-ddarganfod Nuix i ddod o hyd i:

  • data i’w gadw’n barhaol;
  • data sydd ei angen at ddefnydd busnes parhaus o fewn ei gyfnod cadw;
  • data i’w ddileu;
  • data dyblyg

Mae gradd neu gymhwyster ôl-raddedig mewn gwybodaeth, rheoli cofnodion, archifau neu ddisgyblaeth gysylltiedig yn ddymunol.

Prif dasgau

Rheolwr Darganfod ac Arfarnu Ymchwiliadau

  • Cynnal chwiliadau dros systemau Llywodraeth Cymru gan gynnwys yr EDRMS i nodi dogfennau perthnasol ar gyfer ymchwiliad.
  • Defnyddio yr offeryn e-ddarganfod Nuix i fynegeio, chwilio a dadansoddi data.
  • Gweithredu dealltwriaeth o reoli gwybodaeth yn y sector gyhoeddus gan gynnwys y fframwaith polisi a deddfwriaethol yr ydym yn gweithio oddi mewn (Deddf Cofnodion Cyhoeddus, Deddf Rhyddid Gwybodaeth, GDPR/Deddf Diogelu Data) i nodi a datrys risgiau gwybodaeth.
  • Dehongli a chyfleu canfyddiadau technegol cymhleth a nodi a datrys problemau.
  • Ymateb i ymholiadau rheoli gwybodaeth sy'n gysylltiedig â chofnodion Covid, gan roi cyngor yn ôl yr angen i sicrhau bod cofnodion yn cael eu rheoli yn unol â'n polisïau.
  • Dethol ac arfarnu cofnodion papur a digidol i'w trosglwyddo i'r Archif Gwladol (TNA).

Rheolwr Adolygu Gyriannau Etifeddol

  • Defnyddio Nuix i fynegeio, chwilio a dadansoddi data etifeddol
  • Defnyddio ymwybyddiaeth o wybodaeth ddigidol/rheoli cofnodion i nodi data diangen a data i’w cadw. 
  • Rheoli’r prosiect o ddydd i ddydd gan weithio gyda gweddill y tîm Darganfod ac Arfarnu, TGCh a rhanddeiliad eraill. 
  • Gweithredu dealltwriaeth o reoli gwybodaeth yn y sector gyhoeddus gan gynnwys y fframwaith polisi a deddfwriaethol yr ydym yn gweithio oddi mewn (Deddf Cofnodion Cyhoeddus, Deddf Rhyddid Gwybodaeth, GDPR/Deddf Diogelu Data) i nodi a datrys risgiau gwybodaeth. 
  • Dehongli a chyfleu canfyddiadau technegol cymhleth a nodi a datrys problemau.
  • Cadw cofnodion cywir o’r holl weithgaredd er mwyn cynnal trywydd archwilio o benderfyniadau.
  • Adroddiadau rheolaidd ar gynnydd i’r Pennaeth Darganfod ac Arfarnu. 

Cyfleoedd datblygu

Mae'r swyddi hyn yn cynnig cyfle i ddatblygu eich sgiliau a'ch profiad proffesiynol mewn amgylchedd heriol a chyflym.  Byddwch yn gweithio gydag ystod eang o randdeiliaid ac yn cael dealltwriaeth o anghenion gwybodaeth cydweithwyr polisi a ddeddfu o fewn y llywodraeth.

Dyddiad Cau

01/10/21 16:00

Cymhwystra

Mae swyddi sy’n rhan o'r ymgyrch recriwtio hon yn agored ar y cyfan i wladolion y DU, y rhai sydd â'r hawl i aros a gweithio yn y DU a'r rhai sy'n bodloni Rheolau Cenedligrwydd y Gwasanaeth Sifil yn unig. Gwiriwch eich cymhwystra yma:

Cyn cael ei benodi, bydd yn ofynnol i bob ymgeisydd llwyddiannus gyflwyno dogfennau gwreiddiol, derbyniol fel rhan o'r gwiriadau cyn cyflogi. Os daw’n amlwg yn nes ymlaen yn y broses nad ydych chi’n gymwys i wneud cais, bydd eich cais neu’r cynnig yn cael ei dynnu’n ôl.

Cydraddoldeb ac Amrywiaeth

Mae Llywodraeth Cymru wedi ymrwymo i ddarparu gwasanaethau sy’n croesawu amrywiaeth ac sy’n hyrwyddo cyfle cyfartal. Mae hyn yn seiliedig ar Ddeddf Cydraddoldeb 2010 a bydd yn dilyn hyn ym mhob cam o’r broses recriwtio. Ein nod yw sicrhau bod yr ymrwymiadau hyn hefyd yn cael eu hymwreiddio yn ein harferion gwaith bob dydd gyda’n holl gwsmeriaid, cydweithwyr a phartneriaid.

Rydym wedi ymrwymo i fod yn sefydliad gwrth-hiliol a chynyddu amrywiaeth yn Llywodraeth Cymru, gan ddileu rhwystrau a chefnogi’n holl staff i gyflawni eu potensial. Rydym yn ymroi i recriwtio pobl Dduon, Asiaidd ac Ethnig Lleiafrifol a phobl anabl sydd heb gynrychiolaeth ddigonol yn Llywodraeth Cymru ar hyn o bryd.

Rydym yn croesawu ceisiadau gan bawb waeth beth fo’u hoedran, statws priodasol a phartneriaeth sifil (yn cynnwys yr un rhyw a’r rhyw arall), nam neu gyflwr iechyd, rhywedd, cyfeiriadedd rhywiol, beichiogrwydd a chyfnod mamolaeth, hil, crefydd neu gred, hunaniaeth o ran rhywedd neu fynegiant rhywedd.

Rydym yn Hyrwyddwr Amrywiaeth Stonewall, yn sefydliad Hyderus o Ran Anabledd Lefel 3 (Arweinydd). Mae pump Rhwydwaith Staff a noddir gan y Bwrdd yn allweddol i gefnogi’r gwaith hwn a darparu cefnogaeth i gymheiriaid (Ymwybyddiaeth a Chymorth Anabledd (DAAS); Rhwydwaith Staff o Leiafrifoedd Ethnig (MESN); Materion y Meddwl (Iechyd a lles meddyliol); PRISM (Pobl lesbiaidd, Hoyw, Deurywiol, Trawsryweddol, Rhyngrywiol +) a Menywod Ynghyd.

 

Hyderus o ran Anabledd

Gweithle Gwych i Gyn-Aelodau’r Lluoedd Arfog 

Mae’r swydd wag hon yn rhan o’r fenter Gweithle Gwych i Gyn-Aelodau’r Lluoedd Arfog


Sgiliau yn y Gymraeg

Mae Llywodraeth Cymru yn sefydliad dwyieithog, ac mae sgiliau Cymraeg yn gaffaeliad i ni.  Rydym yn annog ac yn cefnogi staff i ddysgu, datblygu a defnyddio’u sgiliau Cymraeg yn y gweithle.

 

Seiliwyd y rhestr isod o ofynion iaith y swydd ar asesiad gwrthrychol y rheolwr llinell ar ran Llywodraeth Cymru, o’r sgiliau yn y Gymraeg sy’n angenrheidiol i ymgymryd â dyletswyddau’r swydd benodol hon.

Ddim yn angenrheidiol i gyflawni dyletswyddau'r gwaith hwn

Partneriaeth Gymdeithasol

O fewn Llywodraeth Cymru, mae'r berthynas rhwng y cyflogwr a'r undebau llafur yn seiliedig ar bartneriaeth gymdeithasol. Rydyn ni'n credu mai’r ffordd orau o gyflawni ein nodau yw drwy sicrhau bod rheolwyr ac undebau llafur yn cydweithio.

Ein 3 undeb llafur cydnabyddedig yw:
•         PCS
•         Prospect
•         FDA

Mae cytundeb partneriaeth yn sail i'r berthynas hon. Mae'r cytundeb yn nodi sut y mae ein hundebau yn gweithio gyda Llywodraeth Cymru ar faterion fel:
•         cyflog
•         telerau ac amodau
•         polisïau a gweithdrefnau
•         newid sefydliadol

Mae ein cydweithwyr undebau llafur yn Llywodraeth Cymru yn cydweithio i roi cyfle i'w haelodau gael dweud eu dweud yn y gweithle. Maent yn sicrhau bod buddiannau eu haelodau yn cael eu hyrwyddo a'u diogelu. Maent hefyd yn helpu i leihau anghydraddoldebau a gwella telerau ac amodau.

Mae gan Lywodraeth Cymru hanes blaenorol rhagorol o weithio mewn partneriaeth gyda'i hundebau llafur. Rydyn ni'n annog staff i gymryd rhan. Rydyn ni'n eich cefnogi i ymuno ag undeb llafur cydnabyddedig, i sicrhau bod eich llais yn cael ei glywed yn y gweithle ac i ddysgu mwy am undebau llafur a gwaith partneriaeth.

Cymwyseddau / Meini prawf penodol i'r swydd

Cymwyseddau:

Newid a Gwella

  • Bod yn barod i wynebu heriau neu newidiadau anodd neu gymhleth, gan annog a chefnogi eraill i wneud yr un fath

Cyflawni’n Brydlon

  • Monitro eu gwaith eu hunain a gwaith y tîm yn rheolaidd yn unol â cherrig milltir neu dargedau, a gweithredu’n brydlon i gadw gwaith ar y trywydd iawn a chynnal perfformiad

Rheoli Gwasanaeth Safonol

  • Gwneud defnydd effeithiol o sgiliau a thechnegau rheoli prosiect i wireddu canlyniadau, gan gynnwys nodi risgiau a chamau i’w lliniaru

Gweithio ar y Cyd ac mewn Partneriaeth

  • Meithrin cysylltiadau ag amrywiaeth o randdeiliaid i gefnogi’r broses o wireddu canlyniadau busnes

Meini Prawf Penodol i’r Swydd:

Sgiliau Allweddol sy'n berthnasol i Fframwaith Proffesiynol Rheoli Gwybodaeth a Hysbysrwydd y Llywodraeth (KIM): https://documents.hf.wales.gov.uk/id:A14332772/document/versions/published

Sgil GKIM 1) Defnyddio a manteisio ar wybodaeth a hysbysrwydd

  • Deall a defnyddio technegau Rheoli Gwybodaeth a Hysbysrwydd cydlynol ac offer a phrosesau perthnasol, er mwyn sicrhau bod gwybodaeth yn cael ei defnyddio a’i hecsbloetio’n effeithiol.

Sgil GKIM 2) Caffael, rheoli a threfnu gwybodaeth a hysbysrwydd

  • Deall yr angen i reoli gwybodaeth drwy gydol ei gylch oes a defnyddio polisïau cadw a gwaredu y cytunwyd arnynt.  

Sgil GKIM 3) Llywodraethu Gwybodaeth

  • Dealltwriaeth dda o’r fframwaith polisi a deddfwriaeth perthnasol ac yn rhoi cyngor ar sut i’w hymdrin yn effeithiol, yn unol â’r drefn gydymffurfio berthnasol. 

Proses Asesu

Bydd y cyfweliad hwn yn cynnwys cwestiynau sy'n seiliedig ar gymhwysedd ac asesiad o sgiliau rheoli gwybodaeth a hysbysrwydd ar ffurf prawf gwybodaeth a rhai cwestiynau sy'n seiliedig ar sgiliau. Cynhelir y cyfweliad drwy Microsoft Teams.

Gwybodaeth arall

  • Oni nodir fel arall yn y darn 'cyflog cychwynnol gwirioneddol', bydd pob ymgeisydd yn dechrau ar isafswm y raddfa gyflog y penodir iddi (mae hwn yn cynnwys gweision sifil presennol). Does dim modd trafod hyn.
  • Oni nodir fel arall yn 'math o gyfle', nid yw'r hysbyseb recriwtio hon ar agor ar sail Benthyciad neu Secondiad.
  • Am ragor o wybodaeth am y meini prawf cymhwystra ac amodau a thelerau swyddi Benthyciad a Secondiad yn Llywodraeth Cymru, gweler canllawiau allanol yr ymgeiswyr recriwtio.
  • Oni nodir fel arall yn 'Lleoliad y Swydd' dim ond yn y DU y gellir gweithio yn y rôl/rolau y recriwtir iddynt drwy’r ymgyrch hon, ac ni cheir gwneud hynny dramor.
Bydd rhestr wrth gefn yn cael ei chadw am 12 mis rhag ofn y bydd swyddi eraill ar gael o fewn y tîm.
Emma Harvey-Woodason - 0300 250381

Sut i wneud cais

Dylai pob cais ar gyfer y swydd hon gael ei gyflwyno ar-lein, gan ddefnyddio system ymgeisio ar-lein Llywodraeth Cymru.  Os oes gennych nam sy’n golygu nad ydych chi’n gallu cyflwyno cais ar-lein, e-bostiwch DesgGymorthCydwasanaethau@llyw.cymru i ofyn am becyn ymgeisio mewn fformat gwahanol, neu i ofyn am addasiad rhesymol yn gysylltiedig a nam, er mwyn cyflwyno’ch cais.

I gyflwyno cais, fe fydd angen i chi gofrestru am gyfrif. I wneud hyn, cliciwch ar y botwm ‘Gwneud cais’ isod.  Os oes gennych chi gyfrif yn barod, rhowch eich manylion mewngofnodi.  Os nad oes gennych chi gyfrif, pwyswch ‘Cofrestru’.  Dim ond ychydig funudau mae’n cymryd i lenwi’r ffurflen cofrestru, sydd angen cyfeiriad e-bost er mwyn ei chyflawni.  Unwaith i chi gofrestru a mewngofnodi, bydd y ffurflen gais yn agor ar y sgrin.  Mae angen i chi gwblhau’r ffurflen yn llwyr a’i hanfon erbyn yr amser terfyn ar y dyddiau cau. 

I gwblhau cais yn y Gymraeg, gwnewch yn siŵr eich bod yn pwyso ‘Gwneud cais’ isod ar y dudalen hon (yn hytrach na phwyso ‘Apply’ ar y dudalen Saesneg).

Am ragor o wybodaeth ynghylch proses recriwtio Llywodraeth Cymru, gwelwch y Canllaw Recriwtio i Ymgeiswyr Allanol (dolen).

Wrth ddarparu tystiolaeth o’ch addasrwydd ar gyfer y swydd, rydym yn argymell eich bod yn cyfeirio at Fframwaith Cymwyseddau’r Gwasanaeth Sifil (dolen).

Anghydfod a Chwynion

Dylai unrhyw un sy’n credu ei fod wedi’i drin yn annheg, neu sydd â chwyn am sut y cynhaliwyd y broses naill ai ysgrifennu at y Pennaeth Adnoddau, Llywodraeth Cymru, Parc Cathays 2, Caerdydd CF10 3NQ neu e-bostio desggymorthcydwasanaethau@llyw.cymru. Os ydych chi’n anhapus â chanlyniad y gŵyn a godwyd gyda Llywodraeth Cymru ac yn teimlo nad yw egwyddorion penodi ar sail teilyngdod drwy gystadleuaeth deg ac agored wedi’u bodloni gallwch gyflwyno’ch cwyn i Gomisiwn y Gwasanaeth Sifil (Saesneg yn unig).

Mae'r swydd hon ar gau i ymgeiswyr.