Swydd Wag -- Swyddog Cymorth Tîm– Y Ganolfan Cydwasanaethau Corfforaethol x4

Egwyddorion Recriwtio

Wrth recriwtio, mae prosesau Llywodraeth Cymru yn seiliedig ar yr egwyddor o ddethol yn ôl teilyngdod ar sail cystadleuaeth deg ac agored, fel y disgrifir yn Egwyddorion Recriwtio Comisiwn y Gwasanaeth Sifil

Manylion y Swydd

Swyddfa’r Prif Weinidog a Brexit
Canolfan Cydwasanaethau Corfforaethol
Band Tîm - £19,240 - £22,500
£19,240
Amser llawn (croesewir ceisiadau gan bobl sydd am weithio'n llawn amser, rhan-amser neu rannu'r swydd)
Tymor penodol
24 mis gyda'r posibilrwydd o fod yn barhaol
Caerdydd

I'w gadarnhau



Pwrpas y swydd

Darparu gwasanaeth ardderchog i gwsmeriaid mewnol ac allanol mewn perthynas â phrosesau sy'n rhan o gyfrifoldebau’r Ganolfan Cydwasanaethau Corfforaethol. Sicrhau bod Polisïau a Gweithdrefnau yn cael eu dilyn, gan ddarparu cyngor a chyfarwyddyd rheolaidd ar y polisïau hynny.

Prif dasgau

• Rheoli baich gwaith eich hun drwy achosion yn y system CRM sy'n cael eu dyrannu gan Reolwr y Tîm, cyflawni gweithgareddau yn ôl y gofyn, yn unol â'r prosesau a chanllawiau y cytunwyd arnynt.

• Dyletswyddau gweinyddol cyffredinol gan gynnwys ffeilio, gwaith ffôn, ymdrin â phost a dogfennau a cofnodi a threfnu cyfarfodydd.

• Darparu gwasanaeth ardderchog i gwsmeriaid mewnol ac allanol. Ymateb i unrhyw gwestiynau yn gywir, yn llawn gwybodaeth ac yn amserol (yn unol â Chytundeb Lefel Gwasanaeth y Tîm).

• Cynnal cofnodion gan gynnwys y rhai sydd ar systemau electronig a chydosod dogfennaeth ar gyfer ffolderi cyfarfodydd ayyb.

• Sicrhau bod data a gwybodaeth sensitif bersonol / masnachol yn cael ei phrosesu yn effeithiol a’i hymdrin yn unol â deddfwriaeth a chanllawiau.

• Sicrhau bod cwsmeriaid yn cael yr wybodaeth ddiweddaraf am gynnydd eu cais / ymholiad

• Cysylltu â thimau / unigolion eraill fel y bo'n briodol os oes angen hyn er mwyn sicrhau bod yr achos yn cael ei datrys yn foddhaol

• Diweddaru'r systemau perthnasol mewn modd amserol, gan sicrhau cywirdeb bob amser, ac yn unol â chanllawiau a ddarperir

• Bwydo unrhyw ymholiadau / ceisiadau anarferol i Reolwr y Tîm fel y bo'n briodol, a chyn gynted ag y bo modd

• Tynnu sylw Rheolwr y Tîm at unrhyw broblemau posib, fel y bo'n briodol

• Cefnogi cynnal a chadw'r systemau a ddefnyddir gan y tîm, gan gyfrannu at brofi / diweddariadau dan gyfarwyddyd y Rheolwr Darparu Adnoddau, a chywiro unrhyw anghysondebau sy’n cael eu codi mewn adroddiadau eithriadau, o dan gyfarwyddyd Rheolwr y Tîm.

Cyfleoedd datblygu

Gan fod y swydd yn cynnwys llawer iawn o gysylltu ag amrywiaeth o unigolion, gan ymateb i ymholiadau a sicrhau bod prosesau yn unol â pholisïau a chanllawiau, mae cyfle i ddatblygu sgiliau gofal cwsmeriaid rhagorol. Mae'r rôl hefyd yn rhoi'r cyfle i ddatblygu'r gallu i ddefnyddio systemau Adnoddau Dynol amrywiol, gan gynnwys y system Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid (CRM). Byddai’r rôl hefyd yn rhoi cyflwyniad da i'r proffesiwn AD, pe bai gennych ddiddordeb yn y proffesiwn.

Mae unigolion yn cael eu hannog i weithio’n hyblyg ar draws y Canolfan Cydwasanaethau Corfforaethol a nodi ffyrdd o wella gwasanaethau, prosesau neu’r systemau er mwyn darparu gwasanaeth effeithlon sy’n canolbwyntio ar anghenion y cwsmer.

Dyddiad Cau

04/09/19 16:00

Sgiliau yn y Gymraeg

Mae Llywodraeth Cymru yn cydnabod pwysigrwydd datblygu a chynyddu ei gweithlu dwyieithog, ac yn croesawu ceisiadau ar gyfer unrhyw swydd gan ymgeiswyr sy’n medru gweithio yn y Gymraeg a’r Saesneg.

 

Seiliwyd y rhestr isod o ofynion iaith y swydd ar asesiad gwrthrychol y rheolwr llinell ar ran Llywodraeth Cymru, o’r sgiliau yn y Gymraeg sy’n angenrheidiol i ymgymryd â dyletswyddau’r swydd benodol hon.

Hanfodol
Gallu darllen y rhan fwyaf o ddeunydd mewn sefyllfa waith
Gallu sgwrsio yn y rhan fwyaf o sefyllfaoedd gwaith
Deall y rhan fwyaf o sgyrsiau mewn sefyllfa waith
Gallu paratoi'r rhan fwyaf o waith ysgrifenedig yn y Gymraeg

Ymddygiadau cymhwysedd sydd eu hangen ar gyfer y rôl

Cyflawni’n Brydlon
1. Gweithio mewn modd trefnus, gan ddefnyddio eu gwybodaeth a’u harbenigedd i gyflawni’n brydlon a safonol
Gwneud Penderfyniadau Effeithiol
2. Ymchwilio i fylchau, amryfusedd ac anghysondeb mewn gwybodaeth, ac ymateb iddynt

Rheoli Gwasanaeth Safonol

3. Mynd ati i holi am wybodaeth gan gwsmeriaid er mwyn deal eu hanghenion a’u disgwyliadau a rheoli gwybodaeth yn briodol

Rheoli gwasanaeth o safon

4. Bod yn atebol am faterion, gan ganolbwyntio ar ddarparu’r ateb cywir a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i gwsmeriaid a phartneriaid cyflenwi

Meini prawf penodol i'r swydd

Profiad ac adnabyddiaeth o ddefnyddio sgiliau a systemau TG megis MS Office er mwyn cyflawni gwaith arferol yn effeithlon gyda chywirdeb. Byddai profiad o ddefnyddio cronfeydd data a / neu system rheoli cysylltiadau cwsmeriaid yn ddefnyddiol
Sgiliau rhyngbersonol da gyda chydweithwyr a chwsmeriaid er mwyn helpu cwblhau tasgau.
Sgiliau rhifedd a llythrennedd (ar lafar ac yn ysgrifenedig) ardderchog.

Gwybodaeth arall

Mae’r swyddi yma wedi’u lleoli yn y Ganolfan Gydwasanaethau Corfforaethol, sydd yn delio gyda recriwtio, cyllid, tal a phensiwn. 

Oherwydd gofynion y swydd, bydd gofyn i'r ymgeisydd llwyddiannus aros yn y swydd am 2 flynedd.

Ian Evans - 03000258816

Sut i wneud cais

Dylai pob cais ar gyfer y swydd hon gael ei gyflwyno ar-lein, gan ddefnyddio system ymgeisio ar-lein Llywodraeth Cymru.  Os oes gennych anabledd sy’n golygu nad ydych chi’n gallu cyflwyno cais ar-lein, e-bostiwch DesgGymorthCydwasanaethau@cymru.gsi.gov.uk i ofyn am becyn ymgeisio mewn fformat gwahanol, neu i ofyn am addasiad rhesymol yn gysylltiedig ag anabledd, er mwyn cyflwyno’ch cais.

I gyflwyno cais, fe fydd angen i chi gofrestru am gyfrif. I wneud hyn, cliciwch ar y botwm ‘Gwneud cais’ isod.  Os oes gennych chi gyfrif yn barod, rhowch eich manylion mewngofnodi.  Os nad oes gennych chi gyfrif, pwyswch ‘Cofrestru’.  Dim ond ychydig funudau mae’n cymryd i lenwi’r ffurflen cofrestru, sydd angen cyfeiriad e-bost er mwyn ei chyflawni.  Unwaith i chi gofrestru a mewngofnodi, bydd y ffurflen gais yn agor ar y sgrin.  Mae angen i chi gwblhau’r ffurflen yn llwyr a’i hanfon erbyn yr amser terfyn ar y dyddiau cau. 

I gwblhau cais yn y Gymraeg, gwnewch yn siŵr eich bod yn pwyso ‘Gwneud cais’ isod ar y dudalen hon (yn hytrach na phwyso ‘Apply’ ar y dudalen Saesneg).

Am ragor o wybodaeth ynghylch proses recriwtio Llywodraeth Cymru, gwelwch y  Canllaw Recriwtio i Ymgeiswyr Allanol (dolen).

Wrth ddarparu tystiolaeth o’ch addasrwydd ar gyfer y swydd, rydym yn argymell eich bod yn cyfeirio at Fframwaith Cymwyseddau’r Gwasanaeth Sifil (dolen).