Swydd Wag -- Cynorthwyydd Gweithredol x4

Gweithio i'r Gwasanaeth Sifil

Mae prosesau recriwtio Llywodraeth Cymru wedi’u seilio ar yr egwyddor o ddethol ar gyfer penodiad yn ôl teilyngdod ar sail cystadleuaeth deg ac agored fel yr amlinellir yn Egwyddorion Recriwtio Comisiwn y Gwasanaeth Sifil (Saesneg yn unig).

Mae Cod y Gwasanaeth Sifil (Saesneg yn unig) yn nodi'r safonau ymddygiad a ddisgwylir gan weision sifil.

Manylion y Swydd

Llywodraeth Cymru
Sawl Rôl
EO - ££26,900 - £30,610
£25,860
Amser llawn (croesewir ceisiadau gan bobl sydd am weithio'n llawn amser, rhan-amser neu rannu'r swydd)
Tymor penodol
2 blwyddyn
Cymru gyfan
Mae ‘Cymru gyfan’ yn golygu bod hyblygrwydd o ran ble gall y swydd gael ei lleoli. Mae hyn yn ddibynnol ar anghenion y busnes.   Nodwch, nid yw bob amser yn bosib i ganiatáu cais am leoliad swyddfa penodol, ond fe fyddwn yn ystyried pob cais.
I’w gadarnhau

Pwrpas y swydd

Bydd deilydd y swydd yn rhoi cymorth a chyngor gweithredol i’r Cyfarwyddwr gan ei alluogi i gyflawni ei amcanion. Bydd deilydd y swydd yn gyswllt effeithiol ac effeithlon rhwng y Cyfarwyddwr a’i haelodau staff. Bydd deilydd y swydd yn gweithredu fel pwynt cyswllt cyntaf ar gyfer y Cyfarwyddwr gyda Gweinidogion, Dirprwy Weinidog, Swyddfeydd Preifat y Gweinidogion, yr Ysgrifennydd Parhaol, Swyddfeydd y Cyfarwyddwr Cyffredinol, Swyddfeydd Cyfarwyddwyr ac Is-gyfarwyddwyr eraill, yn ogystal ag Uwch Gynrychiolwyr cyrff rhanddeiliaid allanol.

Bydd deiliad y swydd yn gweithio'n agos gyda'r Uwch Gynorthwywyr Gweithredol, Cynorthwywyr Gweithredol a Chynorthwywyr Personol eraill yn y Grŵp priodol ac yn mynychu digwyddiadau a chyfarfodydd rhwydweithio.

Prif dasgau

Bydd deilydd y swydd yn cymryd cyfrifoldeb llawn am y gwaith o ddydd i ddydd o gynnal swyddfa’r Cyfarwyddwr a fydd yn cynnwys:

  • Gweithredu fel y pwynt cyswllt cyntaf ar gyfer y Cyfarwyddwr gyda Gweinidogion, Dirprwy Weinidog, a Swyddfeydd Preifat y Gweinidogion, yr Ysgrifennydd Parhaol, Swyddfeydd y Cyfarwyddwr Cyffredinol, Swyddfeydd Cyfarwyddwyr ac Is-Gyfarwyddwyr, yn ogystal ag Uwch Gynrychiolwyr cyrff rhanddeiliaid allanol.  
  • Rheoli eich negeseuon e-bost a’ch galwadau ffôn eich hun a’r Cyfarwyddwr, rheoli’r rhan fwyaf o’r gwaith sydd i’w ddosbarthu a’i anfon ymlaen heb orfod troi at y Cyfarwyddwr a blaenoriaethu’r rhai y mae angen i’r Prif Swyddog Milfeddygol ymdrin â nhw’n bersonol.  
  • Gweithredu fel Cydgysylltydd Prosiect ar gyfer y Cyfarwyddwr a’i Dirprwyon.
  • Cefnogi’r Cyfarwyddwr a’i Dirprwyon wrth gynllunio’r gweithlu.
  • Drafftio llythyrau a chofnodion ar ran y Cyfarwyddwr ac ymateb i ohebiaeth a gwahoddiadau.
  • Trefnu’r holl gyfarfodydd mewnol ac allanol ar gyfer y Cyfarwyddwr, gan sicrhau bod yr holl friffiau perthnasol wedi’u paratoi ymlaen llaw, gan wneud yr holl drefniadau teithio cysylltiedig yng Nghymru, y DU a thramor. Creu/helpu i baratoi cyflwyniadau gan ddefnyddio PowerPoint i’w cyflwyno mewn cynadleddau ar gyfer cynulleidfaoedd mewnol ac allanol.
  • Darparu swyddogaeth ysgrifenyddiaeth, gosod yr agenda, paratoi papurau, cymryd cofnodion, a dilyn y camau gweithredu a ddaw yn sgil cyfarfodydd Rheoli ac unrhyw gyfarfodydd eraill yn ôl y gofyn. 
  • Rheoli prosiectau ar wahân/annibynnol fel ymweliadau gan ymwelwyr pwysig a lletygarwch.
  • Comisiynu unrhyw friffiau/gwybodaeth/ymatebion sy’n ofynnol gan y Cyfarwyddwr a sicrhau ansawdd atebion/briffiau drafft cyn eu cyflwyno i’r Cyfarwyddwr. 
  • Gweithredu system effeithlon ac effeithiol o reoli tasgau er mwyn sicrhau bod yr holl ddyddiadau terfyn ar gyfer holl faterion busnes y Cyfarwyddwr yn cael eu bodloni. 
  • Trafod â thimau Busnes y Llywodraeth y gwaith o gydgysylltu ymatebion, yn benodol ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth, Cwestiynau Ysgrifenedig y Cynulliad a Chwestiynau Llafar y Cynulliad i’w cymeradwyo gan y Cyfarwyddwr.
  • Rheoli a chwblhau hawliadau teithio a chynhaliaeth y Cyfarwyddwr yn brydlon a rheoli system Caffael Barclaycard y Llywodraeth. 
  • Rheoli ffurflenni’r Adran Comisiynu Corfforaethol ar gyfer yr Is-adran, ee Cynllun Busnes, Rhoddion a Lletygarwch yr Adran, Cofrestr Tramor, Cofrestr Cwynion, Gwrthdaro Buddiannau, Parhad Busnes, ac ati.
  • Ymdrin â gwybodaeth gyfrinachol mewn perthynas â’r dangosfwrdd Adnoddau Dynol, negeseuon am swyddi cyhoeddus, materion staffio, prosesau rheoli perfformiad, ffurflenni salwch ac ati. 
  • Cynnal system effeithiol o ffeilio papur ac electronig at ddibenion trywydd archwilio gan gynnwys iShare.
  • Bod yn fodel-rôl a gweithio fel rhan o dîm gyda’r Uwch Gynorthwyydd Gweithredol, Cynorthwywyr Gweithredol a Chynorthwywyr Personol eraill y Grŵp gan sicrhau darpariaeth yn ôl y gofyn.
  • Mynychu cyfarfodydd rheolaidd ar gyfer y Cynorthwyydd Personol/Cynorthwyydd Gweithredol a digwyddiadau PEARLS. Ystyr PEARLS yw Personal Executive Assistant Recruitment Leadership and Support a dyma’r rhwydwaith sydd gan Lywodraeth Cymru ar gyfer y Proffesiwn Cynorthwywyr Personol.

Cyfleoedd datblygu

Mae'r swydd yn cynnig cyfle i ddatblygu sgiliau trefnu a chyfathrebu mewn maes proffil uchel sy'n cynnwys rhyngweithio ag ystod eang o randaliad ar lefel uwch iawn, y tu mewn (Adran briodol), ar draws Llywodraeth Cymru a hefyd gyda'n rhandaliad allanol.  Bydd ef/Hi yn dod yn aelod o dîm EA/PAs o fewn (Grŵp priodol) ac yn dod yn aelod o Broffesiwn Grŵp PA.

Dyddiad Cau

30/11/22 16:00

Cymhwystra

Mae swyddi sy’n rhan o'r ymgyrch recriwtio hon yn agored ar y cyfan i wladolion y DU, y rhai sydd â'r hawl i aros a gweithio yn y DU a'r rhai sy'n bodloni Rheolau Cenedligrwydd y Gwasanaeth Sifil yn unig. Gwiriwch eich cymhwystra yma:

Cyn cael ei benodi, bydd yn ofynnol i bob ymgeisydd llwyddiannus gyflwyno dogfennau gwreiddiol, derbyniol fel rhan o'r gwiriadau cyn cyflogi. Os daw’n amlwg yn nes ymlaen yn y broses nad ydych chi’n gymwys i wneud cais, bydd eich cais neu’r cynnig yn cael ei dynnu’n ôl.

Cydraddoldeb ac Amrywiaeth

Mae Llywodraeth Cymru wedi ymrwymo i ddarparu gwasanaethau sy’n croesawu amrywiaeth ac sy’n hyrwyddo cyfle cyfartal. Mae hyn yn seiliedig ar Ddeddf Cydraddoldeb 2010 a bydd yn dilyn hyn ym mhob cam o’r broses recriwtio. Ein nod yw sicrhau bod yr ymrwymiadau hyn hefyd yn cael eu hymwreiddio yn ein harferion gwaith bob dydd gyda’n holl gwsmeriaid, cydweithwyr a phartneriaid.

Rydym wedi ymrwymo i fod yn sefydliad gwrth-hiliol a chynyddu amrywiaeth yn Llywodraeth Cymru, gan ddileu rhwystrau a chefnogi’n holl staff i gyflawni eu potensial. Rydym yn ymroi i recriwtio pobl Dduon, Asiaidd ac Ethnig Lleiafrifol a phobl anabl sydd heb gynrychiolaeth ddigonol yn Llywodraeth Cymru ar hyn o bryd.

Rydym yn croesawu ceisiadau gan bawb waeth beth fo’u hoedran, statws priodasol a phartneriaeth sifil (yn cynnwys yr un rhyw a’r rhyw arall), nam neu gyflwr iechyd, rhywedd, cyfeiriadedd rhywiol, beichiogrwydd a chyfnod mamolaeth, hil, crefydd neu gred, hunaniaeth o ran rhywedd neu fynegiant rhywedd.

Rydym yn Hyrwyddwr Amrywiaeth Stonewall, yn sefydliad Hyderus o Ran Anabledd Lefel 3 (Arweinydd). Mae pump Rhwydwaith Staff a noddir gan y Bwrdd yn allweddol i gefnogi’r gwaith hwn a darparu cefnogaeth i gymheiriaid (Ymwybyddiaeth a Chymorth Anabledd (DAAS); Rhwydwaith Staff o Leiafrifoedd Ethnig (MESN); Materion y Meddwl (Iechyd a lles meddyliol); PRISM (Pobl lesbiaidd, Hoyw, Deurywiol, Trawsryweddol, Rhyngrywiol +) a Menywod Ynghyd.

 

Hyderus o ran Anabledd

Mae Llywodraeth Cymru wedi mabwysiadu’r diffiniad cymdeithasol o anabledd, lle cydnabyddir bod rhwystrau mewn cymdeithas yn gweithredu i analluogi pobl sydd â namau neu gyflyrau iechyd, sy’n niwrowahanol neu sy’n defnyddio Iaith Arwyddion Prydain. Rydym wedi ymrwymo i ddileu rhwystrau fel bo pob aelod staff (neu ddarpar staff newydd) yn gallu cyflawni hyd eithaf eu gallu.

Rydym yn gwarantu cyfweliad i unrhyw berson anabl y mae ei gais yn bodloni’r meini prawf gofynnol ar gyfer y swydd. ‘Meini prawf gofynnol’ yw bod rhaid i chi ddarparu tystiolaeth ar bob cam o’r broses asesu cyn cyfweliad sy’n dangos eich bod yn bodloni’r gofynion yn y disgrifiad swydd yn gyffredinol. Rydym wedi ymrwymo i gyflogi a datblygu gyrfa pobl anabl.

Os oes gennych nam neu gyflwr iechyd, yn niwrowahanol neu’n defnyddio Iaith Arwyddion Prydain ac am drafod addasiadau rhesymol ar gyfer unrhyw ran o’r broses recriwtio hon, neu drafod sut y byddwn yn rhoi addasiadau ar waith pe baech yn llwyddo, e-bostiwch desggymorthcydwasanaethau@llyw.cymru cyn gynted â phosibl a bydd aelod o’r tîm yn cysylltu â chi i drafod eich gofynion ac unrhyw gwestiynau sydd gennych.

Gweithle Gwych i Gyn-Aelodau’r Lluoedd Arfog 

Mae’r swydd wag hon yn rhan o’r fenter Gweithle Gwych i Gyn-Aelodau’r Lluoedd Arfog


Sgiliau yn y Gymraeg

Mae Llywodraeth Cymru yn sefydliad dwyieithog, ac mae sgiliau Cymraeg yn gaffaeliad i ni.  Rydym yn annog ac yn cefnogi staff i ddysgu, datblygu a defnyddio’u sgiliau Cymraeg yn y gweithle.

 

Seiliwyd y rhestr isod o ofynion iaith y swydd ar asesiad gwrthrychol y rheolwr llinell ar ran Llywodraeth Cymru, o’r sgiliau yn y Gymraeg sy’n angenrheidiol i ymgymryd â dyletswyddau’r swydd benodol hon.

Dymunol
Gallu darllen a deall rhai geiriau ac ymadroddion sylfaenol
Gallu cynnal sgwrs sylfaenol yn y Gymraeg
Deall darnau o sgwrs sylfaenol
Gallu ysgrifennu negeseuon sylfaenol ar bynciau pob dydd

Partneriaeth Gymdeithasol

O fewn Llywodraeth Cymru, mae'r berthynas rhwng y cyflogwr a'r undebau llafur yn seiliedig ar bartneriaeth gymdeithasol. Rydyn ni'n credu mai’r ffordd orau o gyflawni ein nodau yw drwy sicrhau bod rheolwyr ac undebau llafur yn cydweithio.

Ein 3 undeb llafur cydnabyddedig yw:
•         PCS
•         Prospect
•         FDA

Mae cytundeb partneriaeth yn sail i'r berthynas hon. Mae'r cytundeb yn nodi sut y mae ein hundebau yn gweithio gyda Llywodraeth Cymru ar faterion fel:
•         cyflog
•         telerau ac amodau
•         polisïau a gweithdrefnau
•         newid sefydliadol

Mae ein cydweithwyr undebau llafur yn Llywodraeth Cymru yn cydweithio i roi cyfle i'w haelodau gael dweud eu dweud yn y gweithle. Maent yn sicrhau bod buddiannau eu haelodau yn cael eu hyrwyddo a'u diogelu. Maent hefyd yn helpu i leihau anghydraddoldebau a gwella telerau ac amodau.

Mae gan Lywodraeth Cymru hanes blaenorol rhagorol o weithio mewn partneriaeth gyda'i hundebau llafur. Rydyn ni'n annog staff i gymryd rhan. Rydyn ni'n eich cefnogi i ymuno ag undeb llafur cydnabyddedig, i sicrhau bod eich llais yn cael ei glywed yn y gweithle ac i ddysgu mwy am undebau llafur a gwaith partneriaeth.

Cymwyseddau / Meini prawf penodol i'r swydd

Cymwyseddau

Newid a Gwella 

  • Adolygu'n rheolaidd waith y tîm a chymryd y fenter i awgrymu syniadau i wneud gwelliannau.

Cyfathrebu a Dylanwadu

  • Ymdrin â sgyrsiau heriol gyda hyder a sensitifrwydd.

Cyflawni ar Gyflymder

  • Mae ganddyn nhw agwedd bositif a phenodol tuag at sicrhau canlyniadau, er gwaethaf unrhyw anfanteision.

Gwneud Penderfyniadau Effeithiol 

  • Siaradwch â phobl berthnasol i gael cyngor a gwybodaeth pan yn ansicr sut i fynd ymlaen.

Cydweithio 

  • Cynnig cymorth a help i gydweithwyr pan fydd angen, gan gynnwys ystyried eich lles eich hun a'u lles.

Meini Prawf Penodol i’r Swydd

Profiad 1 - Profiad o e-bost a rheoli dyddiadur i uwch aelodau o staff, ynghyd â sgiliau trefnu rhagorol

Profiad 2 - Arddangos sut mae eich cymhwyster ECDL, cymhwyster RSA, Diploma Pitman neu gyfatebol wedi cefnogi eich datblygiad, neu sut rydych chi'n bwriadu defnyddio'r cymhwyster i gefnogi eich datblygiad pan gaiff ei gwblhau o fewn y 6 mis cyntaf yn y swydd.

Proses Asesu

Gofynnir i ymgeiswyr gyflwyno datganiad personol gan ddarparu tystiolaeth yn erbyn y 7 maen prawf asesu a nodwyd yn yr hysbyseb hon. Mae ymgeiswyr wedi'u cyfyngu i derfyn geiriau 2100, a bydd unrhyw eiriau ychwanegol yn cael eu disgowntio. 

Bydd pob datganiad personol yn cael ei asesu gan banel, lle bydd sgoriau ar gyfer pob un o'r meini prawf yn cael eu cytuno ar gyfer pob ymgeisydd. 

Os yn llwyddiannus, bydd ymgeiswyr yn cael eu gwahodd i gyfweliad. Yn ystod y cyfweliad, bydd disgwyl i ymgeiswyr gwblhau cyflwyniad ar lafar (bydd pwnc yn cael ei ddarparu cyn y cyfweliad), ac ymateb i nifer o gwestiynau Ymddygiad, Profiad, a Chryfderau.

Bydd ymgeiswyr llwyddiannus yn cael eu penodi ar orchymyn teilyngdod. 

Am ragor o arweiniad, cyfeiriwch at y Ddogfen Canllawiau Ymgeiswyr Allanol sydd ynghlwm a'r Fframwaith Proffil Llwyddiant y Gwasanaeth Sifil. 

Gwybodaeth arall

  • Oni nodir fel arall yn y darn 'cyflog cychwynnol gwirioneddol', bydd pob ymgeisydd yn dechrau ar isafswm y raddfa gyflog y penodir iddi (mae hwn yn cynnwys gweision sifil presennol). Does dim modd trafod hyn.
  • Oni nodir fel arall yn 'math o gyfle', nid yw'r hysbyseb recriwtio hon ar agor ar sail Benthyciad neu Secondiad.
  • Am ragor o wybodaeth am y meini prawf cymhwystra ac amodau a thelerau swyddi Benthyciad a Secondiad yn Llywodraeth Cymru, gweler canllawiau allanol yr ymgeiswyr recriwtio.
  • Oni nodir fel arall yn 'Lleoliad y Swydd' dim ond yn y DU y gellir gweithio yn y rôl/rolau y recriwtir iddynt drwy’r ymgyrch hon, ac ni cheir gwneud hynny dramor.
  • Oni nodir fel arall yn y darn 'cyflog cychwynnol gwirioneddol', bydd pob ymgeisydd yn dechrau ar isafswm y raddfa gyflog y penodir iddi (mae hwn yn cynnwys gweision sifil presennol). Does dim modd trafod hyn.
  • Mae'r recriwtio hwn yn agored i ymgeiswyr sydd eisiau gwneud cais ar sail Benthyciad neu Secondiad.
Julie Sandy / Sarah Bell - CCRA.DG.HRAndFinanceCommittee@gov.wales

Sut i wneud cais

Dylai pob cais ar gyfer y swydd hon gael ei gyflwyno ar-lein, gan ddefnyddio system ymgeisio ar-lein Llywodraeth Cymru.  Os oes gennych nam sy’n golygu nad ydych chi’n gallu cyflwyno cais ar-lein, e-bostiwch DesgGymorthCydwasanaethau@llyw.cymru i ofyn am becyn ymgeisio mewn fformat gwahanol, neu i ofyn am addasiad rhesymol yn gysylltiedig a nam, er mwyn cyflwyno’ch cais.

I gyflwyno cais, fe fydd angen i chi gofrestru am gyfrif. I wneud hyn, cliciwch ar y botwm ‘Gwneud cais’ isod.  Os oes gennych chi gyfrif yn barod, rhowch eich manylion mewngofnodi.  Os nad oes gennych chi gyfrif, pwyswch ‘Cofrestru’.  Dim ond ychydig funudau mae’n cymryd i lenwi’r ffurflen cofrestru, sydd angen cyfeiriad e-bost er mwyn ei chyflawni.  Unwaith i chi gofrestru a mewngofnodi, bydd y ffurflen gais yn agor ar y sgrin.  Mae angen i chi gwblhau’r ffurflen yn llwyr a’i hanfon erbyn yr amser terfyn ar y dyddiau cau. 

I gwblhau cais yn y Gymraeg, gwnewch yn siŵr eich bod yn pwyso ‘Gwneud cais’ isod ar y dudalen hon (yn hytrach na phwyso ‘Apply’ ar y dudalen Saesneg).

Am ragor o wybodaeth ynghylch proses recriwtio Llywodraeth Cymru, gwelwch y Canllaw Recriwtio i Ymgeiswyr Allanol (dolen).

Wrth ddarparu tystiolaeth o’ch addasrwydd ar gyfer y swydd, rydym yn argymell eich bod yn cyfeirio at Fframwaith Cymwyseddau’r Gwasanaeth Sifil (dolen).

Anghydfod a Chwynion

Dylai unrhyw un sy’n credu ei fod wedi’i drin yn annheg, neu sydd â chwyn am sut y cynhaliwyd y broses naill ai ysgrifennu at y Pennaeth Adnoddau, Llywodraeth Cymru, Parc Cathays 2, Caerdydd CF10 3NQ neu e-bostio desggymorthcydwasanaethau@llyw.cymru. Os ydych chi’n anhapus â chanlyniad y gŵyn a godwyd gyda Llywodraeth Cymru ac yn teimlo nad yw egwyddorion penodi ar sail teilyngdod drwy gystadleuaeth deg ac agored wedi’u bodloni gallwch gyflwyno’ch cwyn i Gomisiwn y Gwasanaeth Sifil (Saesneg yn unig).

Mae'r swydd hon ar gau i ymgeiswyr.