Swydd Wag -- Cynorthwyydd Personol i’r Dirprwy Gyfarwyddwr, Gwasanaethau Cyfreithiol – Iechyd a Gofal Cymdeithasol

Gweithio i'r Gwasanaeth Sifil

Mae prosesau recriwtio Llywodraeth Cymru wedi’u seilio ar yr egwyddor o ddethol ar gyfer penodiad yn ôl teilyngdod ar sail cystadleuaeth deg ac agored fel yr amlinellir yn Egwyddorion Recriwtio Comisiwn y Gwasanaeth Sifil (Saesneg yn unig).

Mae Cod y Gwasanaeth Sifil (Saesneg yn unig) yn nodi'r safonau ymddygiad a ddisgwylir gan weision sifil.

Manylion y Swydd

Swyddfa'r Prif Weinidog
Gwasanaethau Cyfreithiol
Cymorth Tîm - £22,150 - £25,620
Y cyflog cychwynnol i ymgeiswyr sydd â’r cymwysterau a phrofiad perthnasol yw £23,250. Y cyflog cychwynnol i ymgeiswyr sydd â phrofiad o weithio fel Cynorthwyydd Personol (PA), ond heb gymhwysterperthnasol, yw £20,000. Bydd angen i ymgeiswyr heb gymhwyster perthnasol ymgymryd cymhwyster o fewn 6 mis o ddechrau’r swydd. Bydd y cyflog yn codi i £23,250 pan fyddant wedi cwblhau’r cymhwyster yn llwyddianus.
Amser llawn (croesewir ceisiadau gan bobl sydd am weithio'n llawn amser, rhan-amser neu rannu'r swydd)
Parhaol
Caerdydd
I'w gadarnhau

Pwrpas y swydd

Darparu gwasanaeth cymorth effeithlon ac effeithiol i’r Dirprwy Gyfarwyddwr Gwasanaethau Cyfreithiol, a chymorth wrth gefn i’r Cyfarwyddwr Gwasanaethau Cyfreithiol a Dirprwy Gyfarwyddwyr eraill fel y bo angen. Bydd deiliad y swydd yn darparu dolen effeithiol ac effeithlon rhwng y Dirprwy Gyfarwyddwr, y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Cyfreithiol, Dirprwy Gyfarwyddwyr eraill, Cyfarwyddwyr eraill o fewn Llywodraeth Cymru, timau o gyfreithwyr sy’n ymdrin â phynciau perthnasol o fewn y Gwasanaethau Cyfreithiol, Is-adrannau Polisi yn Llywodraeth Cymru, a Llywodraeth Cymru yn ehangach. Bydd deiliad y swydd hefyd yn gweithio fel rhan o dîm sy’n cynnwys y Cynorthwyydd Gweithredol a Chynorthwywyr Personol eraill o fewn y Gwasanaethau Cyfreithiol a Phroffesiwn ehangach y Grŵp Cynorthwywyr Personol.

Prif dasgau

  • Ymdrin ag unrhyw e-byst/post sy’n dod i mewn neu sy’n mynd allan, ar ran y Dirprwy Gyfarwyddwr;
  • Rheoli dyddiadur y Dirprwy Gyfarwyddwr mewn modd rhagweithiol;
  • Rheoli e-byst y Dirprwy Gyfarwyddwr mewn trafodaeth â’r Dirprwy Gyfarwyddwr ei hunan. Monitro a sicrhau bod y camau priodol yn cael eu cymryd os bydd y Dirprwy Gyfarwyddwr yn absennol, neu os na fydd ar gael – gan sortio ac argraffu lle bo hynny’n briodol;
  •  Gweithredu systemau ‘yn yr arfaeth’ a ‘dwyn ymlaen’ (systemau pending a bring forward) er mwyn sicrhau bod busnes sy’n mynd allan ac yn dod i mewn yn cadw at bob dedlein;
  • Paratoi ffolder diwrnod (Day Folder) y Dirprwy Gyfarwyddwr – sy’n cynnwys paratoi papurau’r Dirprwy Gyfarwyddwr ar gyfer y diwrnod canlynol (argraffu, coladu a pharatoi papurau, paratoi dogfennau/manylion teithio etc);
  • Dosbarthu/cydlynu papurau’n fewnol, er gwybodaeth neu er mwyn cael/rhoi sylwadau;
  • Gwneud trefniadau teithio a llogi – gan gynnwys llety mewn gwestai, prynu tocynnau trên ac awyrennau, llogi ceir etc;
  • Teipio – sain a chopi. Mae hynny’n cynnwys teipio, argraffu, ffotocopïo, ac anfon gohebiaeth, a gallai gynnwys yn benodol ddogfennaeth gyfreithiol megis Offerynnau Statudol, Cyfarwyddiadau i’r Cwnsleriaid, Contractau etc;
  • Drafftio llythyron sylfaenol, cofnodion, a chadw a chydnabod ymatebion, fel y bo angen;
  • Paratoi cyflwyniadau Power Point a thaenlenni Excel;
  • Trefnu cyfarfodydd a digwyddiadau hyfforddi, gan gynnwys llogi lleoliadau/darpariaethau arlwyo, offer etc;
  • Helpu i drefnu digwyddiadau mewnol, ee cofrestru cynrychiolwyr, datrys unrhyw broblemau, fel y bo angen;
  • Cyfarfod ag ymwelwyr a threfnu iddynt gael pas, trefnu ar gyfer parcio ceir, a darparu lluniaeth, fel y bo angen;
  • Cadw cofnodion o gyfarfodydd, fel y bo angen;
  • Derbyn galwadau ffôn, cymryd negeseuon, ac ailgyfeirio galwadau, pan fo hynny’n briodol;
  • Ffeilio a rheoli gwybodaeth, gan gynnwys cynnal system ffeilio/rhestrau ffeiliau cyfredol a chynnal ffolderi iShare yn briodol;
  • Cwblhau tasgau gweinyddol eraill ar gyfer y Cyfarwyddwr, Dirprwy Gyfarwyddwyr, neu dimau o gyfreithwyr y Gwasanaethau Cyfreithiol o bryd i’w gilydd, os na fydd yr adnoddau gweinyddol dynodedig yn ddigon i fodloni’r galw ar y pryd;
  • Gweithio gyda’r Dirprwy Gyfarwyddwr Gwasanaethau Cyfreithiol a Phartneriaid Busnes AD i gynllunio a threfnu ar gyfer recriwtio staff a staff ar secondiad i’r Adran fel y bo angen;
  • Cynorthwyo’r Dirprwy Gyfarwyddwr mewn perthynas â materion sy’n ymwneud â Brexit. 

Cyfleoedd datblygu

Mae’r swydd hon yn cynnig cyfleoedd sylweddol i ddatblygu sgiliau trefnu a chyfathrebu, gan feithrin dealltwriaeth helaeth o weithio mewn maes sy’n symud yn gyflym, ac ar yr un pryd ymwneud ag amrywiaeth eang o bob ar bob lefel o fewn y sefydliad. Hefyd bydd deiliad y swydd yn cael y cyfle i weithio ochr yn ochr â’r Cynorthwyydd Gweithredol o fewn y Gyfarwyddiaeth.

Dyddiad Cau

27/02/20 16:00

Cymhwystra

Mae swyddi sy’n rhan o'r ymgyrch recriwtio hon yn agored ar y cyfan i wladolion y DU, y rhai sydd â'r hawl i aros a gweithio yn y DU a'r rhai sy'n bodloni Rheolau Cenedligrwydd y Gwasanaeth Sifil yn unig. Gwiriwch eich cymhwystra yma:

Cyn cael ei benodi, bydd yn ofynnol i bob ymgeisydd llwyddiannus gyflwyno dogfennau gwreiddiol, derbyniol fel rhan o'r gwiriadau cyn cyflogi. Os daw’n amlwg yn nes ymlaen yn y broses nad ydych chi’n gymwys i wneud cais, bydd eich cais neu’r cynnig yn cael ei dynnu’n ôl.

Cydraddoldeb ac Amrywiaeth

Mae Llywodraeth Cymru wedi ymrwymo i ddarparu gwasanaethau sy’n croesawu amrywiaeth ac sy’n hyrwyddo cyfle cyfartal. Mae hyn yn seiliedig ar Ddeddf Cydraddoldeb 2010 a bydd yn dilyn hyn ym mhob cam o’r broses recriwtio. Ein nod yw sicrhau bod yr ymrwymiadau hyn hefyd yn cael eu hymwreiddio yn ein harferion gwaith bob dydd gyda’n holl gwsmeriaid, cydweithwyr a phartneriaid.

Rydym wedi ymrwymo i fod yn sefydliad gwrth-hiliol a chynyddu amrywiaeth yn Llywodraeth Cymru, gan ddileu rhwystrau a chefnogi’n holl staff i gyflawni eu potensial. Rydym yn ymroi i recriwtio pobl Dduon, Asiaidd ac Ethnig Lleiafrifol a phobl anabl sydd heb gynrychiolaeth ddigonol yn Llywodraeth Cymru ar hyn o bryd.

Rydym yn croesawu ceisiadau gan bawb waeth beth fo’u hoedran, statws priodasol a phartneriaeth sifil (yn cynnwys yr un rhyw a’r rhyw arall), nam neu gyflwr iechyd, rhywedd, cyfeiriadedd rhywiol, beichiogrwydd a chyfnod mamolaeth, hil, crefydd neu gred, hunaniaeth o ran rhywedd neu fynegiant rhywedd.

Rydym yn Hyrwyddwr Amrywiaeth Stonewall, yn sefydliad Hyderus o Ran Anabledd Lefel 3 (Arweinydd). Mae pump Rhwydwaith Staff a noddir gan y Bwrdd yn allweddol i gefnogi’r gwaith hwn a darparu cefnogaeth i gymheiriaid (Ymwybyddiaeth a Chymorth Anabledd (DAAS); Rhwydwaith Staff o Leiafrifoedd Ethnig (MESN); Materion y Meddwl (Iechyd a lles meddyliol); PRISM (Pobl lesbiaidd, Hoyw, Deurywiol, Trawsryweddol, Rhyngrywiol +) a Menywod Ynghyd.

 

Hyderus o ran Anabledd

Gweithle Gwych i Gyn-Aelodau’r Lluoedd Arfog 

Mae’r swydd wag hon yn rhan o’r fenter Gweithle Gwych i Gyn-Aelodau’r Lluoedd Arfog


Sgiliau yn y Gymraeg

Mae Llywodraeth Cymru yn sefydliad dwyieithog, ac mae sgiliau Cymraeg yn gaffaeliad i ni.  Rydym yn annog ac yn cefnogi staff i ddysgu, datblygu a defnyddio’u sgiliau Cymraeg yn y gweithle.

 

Seiliwyd y rhestr isod o ofynion iaith y swydd ar asesiad gwrthrychol y rheolwr llinell ar ran Llywodraeth Cymru, o’r sgiliau yn y Gymraeg sy’n angenrheidiol i ymgymryd â dyletswyddau’r swydd benodol hon.

Ddim yn angenrheidiol i gyflawni dyletswyddau'r gwaith hwn

Partneriaeth Gymdeithasol

O fewn Llywodraeth Cymru, mae'r berthynas rhwng y cyflogwr a'r undebau llafur yn seiliedig ar bartneriaeth gymdeithasol. Rydyn ni'n credu mai’r ffordd orau o gyflawni ein nodau yw drwy sicrhau bod rheolwyr ac undebau llafur yn cydweithio.

Ein 3 undeb llafur cydnabyddedig yw:
•         PCS
•         Prospect
•         FDA

Mae cytundeb partneriaeth yn sail i'r berthynas hon. Mae'r cytundeb yn nodi sut y mae ein hundebau yn gweithio gyda Llywodraeth Cymru ar faterion fel:
•         cyflog
•         telerau ac amodau
•         polisïau a gweithdrefnau
•         newid sefydliadol

Mae ein cydweithwyr undebau llafur yn Llywodraeth Cymru yn cydweithio i roi cyfle i'w haelodau gael dweud eu dweud yn y gweithle. Maent yn sicrhau bod buddiannau eu haelodau yn cael eu hyrwyddo a'u diogelu. Maent hefyd yn helpu i leihau anghydraddoldebau a gwella telerau ac amodau.

Mae gan Lywodraeth Cymru hanes blaenorol rhagorol o weithio mewn partneriaeth gyda'i hundebau llafur. Rydyn ni'n annog staff i gymryd rhan. Rydyn ni'n eich cefnogi i ymuno ag undeb llafur cydnabyddedig, i sicrhau bod eich llais yn cael ei glywed yn y gweithle ac i ddysgu mwy am undebau llafur a gwaith partneriaeth.

Ymddygiadau cymhwysedd sydd eu hangen ar gyfer y rôl

Arwain a Chyfathrebu – Ysgrifennu’n glir mewn iaith syml a gwirio gwaith o safbwynt sillafu a gramadeg , gan ddysgu o wallau blaenorol
Gweithio ar y Cyd ac mewn Partneriaeth – Cyfrannu’n rhagweithiol i waith y tîm cyfan
Cyflawni’n Brydlon – Gweithio’n sydyn ac yn egnïol er mwyn cwblhau’r gwaith
Gwella Gallu Pawb - Dod o hyd i ffyrdd o ddysgu a gwella’n bersonol wrth gyflawni tasgau o ddydd i ddydd

Meini prawf penodol i'r swydd

Profiad o weithio fel Cynorthwyydd Personol; byddai’n ddymunol pe baech yn gymwysedig i lefel ECDL, RSA, Diploma Pitman neu gymhwyster cyfatebol - neu’n fodlon ymgymryd â chymhwyster perthnasol o fewn 6 mis i ddechrau yn y swydd. Dylai deiliad y swydd feddu ar sgiliau trefnu rhagorol a’r gallu i flaenoriaethu tasgau mewn modd sy’n helpu i reoli’r llwyth gwaith yn effeithiol, yn enwedig pan fo hynny dan bwysau.
Sgiliau rhyngbersonol a chyfathrebu rhagorol ar bob lefel – gyda’r gallu i ddefnyddio tact a doethineb, ynghyd â’r gallu i ddatblygu cysylltiadau gweithio da, yn fewnol ac yn allanol.

Y gallu i wneud penderfyniadau cytbwys, ac ar yr un pryd bod yn ymwybodol o unrhyw sensitifrwydd a’r angen am sicrhau cyfrinachedd llwyr bob amser. Mae lefel uchel o ddoethineb yn hynod bwysig i’r swydd hon.

Proses Asesu

Caiff ceisiadau eu sifftio, wedyn bydd ymgeiswyr llwyddianus yn derbyn gwahoddiad i gyfweliad.

Gwybodaeth arall

  • Oni nodir fel arall yn y darn 'cyflog cychwynnol gwirioneddol', bydd pob ymgeisydd yn dechrau ar isafswm y raddfa gyflog y penodir iddi (mae hwn yn cynnwys gweision sifil presennol). Does dim modd trafod hyn.
  • Oni nodir fel arall yn 'math o gyfle', nid yw'r hysbyseb recriwtio hon ar agor ar sail Benthyciad neu Secondiad.
  • Am ragor o wybodaeth am y meini prawf cymhwystra ac amodau a thelerau swyddi Benthyciad a Secondiad yn Llywodraeth Cymru, gweler canllawiau allanol yr ymgeiswyr recriwtio.
  • Oni nodir fel arall yn 'Lleoliad y Swydd' dim ond yn y DU y gellir gweithio yn y rôl/rolau y recriwtir iddynt drwy’r ymgyrch hon, ac ni cheir gwneud hynny dramor.
Julie Sandy - julie.sandy@gov.wales - 0300 025 0870/ Joanna Evans - joanna.evans@gov.wales - 0300 061 5691

Sut i wneud cais

Dylai pob cais ar gyfer y swydd hon gael ei gyflwyno ar-lein, gan ddefnyddio system ymgeisio ar-lein Llywodraeth Cymru.  Os oes gennych anabledd sy’n golygu nad ydych chi’n gallu cyflwyno cais ar-lein, e-bostiwch DesgGymorthCydwasanaethau@llyw.cymru i ofyn am becyn ymgeisio mewn fformat gwahanol, neu i ofyn am addasiad rhesymol yn gysylltiedig ag anabledd, er mwyn cyflwyno’ch cais.

I gyflwyno cais, fe fydd angen i chi gofrestru am gyfrif. I wneud hyn, cliciwch ar y botwm ‘Gwneud cais’ isod.  Os oes gennych chi gyfrif yn barod, rhowch eich manylion mewngofnodi.  Os nad oes gennych chi gyfrif, pwyswch ‘Cofrestru’.  Dim ond ychydig funudau mae’n cymryd i lenwi’r ffurflen cofrestru, sydd angen cyfeiriad e-bost er mwyn ei chyflawni.  Unwaith i chi gofrestru a mewngofnodi, bydd y ffurflen gais yn agor ar y sgrin.  Mae angen i chi gwblhau’r ffurflen yn llwyr a’i hanfon erbyn yr amser terfyn ar y dyddiau cau. 

I gwblhau cais yn y Gymraeg, gwnewch yn siŵr eich bod yn pwyso ‘Gwneud cais’ isod ar y dudalen hon (yn hytrach na phwyso ‘Apply’ ar y dudalen Saesneg).

Am ragor o wybodaeth ynghylch proses recriwtio Llywodraeth Cymru, gwelwch y Canllaw Recriwtio i Ymgeiswyr Allanol (dolen).

Wrth ddarparu tystiolaeth o’ch addasrwydd ar gyfer y swydd, rydym yn argymell eich bod yn cyfeirio at Fframwaith Cymwyseddau’r Gwasanaeth Sifil (dolen).

Anghydfod a Chwynion

Dylai unrhyw un sy’n credu ei fod wedi’i drin yn annheg, neu sydd â chwyn am sut y cynhaliwyd y broses naill ai ysgrifennu at y Pennaeth Adnoddau, Llywodraeth Cymru, Parc Cathays 2, Caerdydd CF10 3NQ neu e-bostio desggymorthcydwasanaethau@llyw.cymru. Os ydych chi’n anhapus â chanlyniad y gŵyn a godwyd gyda Llywodraeth Cymru ac yn teimlo nad yw egwyddorion penodi ar sail teilyngdod drwy gystadleuaeth deg ac agored wedi’u bodloni gallwch gyflwyno’ch cwyn i Gomisiwn y Gwasanaeth Sifil (Saesneg yn unig).

Mae'r swydd hon ar gau i ymgeiswyr.