Swydd Wag -- Cynorthwyydd Personol i’r Dirprwy Gyfarwyddwr, Gwasanaethau Cyfreithiol – Iechyd a Gofal Cymdeithasol

Egwyddorion Recriwtio

Wrth recriwtio, mae prosesau Llywodraeth Cymru yn seiliedig ar yr egwyddor o ddethol yn ôl teilyngdod ar sail cystadleuaeth deg ac agored, fel y disgrifir yn Egwyddorion Recriwtio Comisiwn y Gwasanaeth Sifil

Manylion y Swydd

Swyddfa’r Prif Weinidog a Brexit
Gwasanaethau Cyfreithiol
Cymorth Tîm - £20,000 - £23,250
Y cyflog cychwynnol i ymgeiswyr sydd â’r cymwysterau a phrofiad perthnasol yw £23,250. Y cyflog cychwynnol i ymgeiswyr sydd â phrofiad o weithio fel Cynorthwyydd Personol (PA), ond heb gymhwysterperthnasol, yw £20,000. Bydd angen i ymgeiswyr heb gymhwyster perthnasol ymgymryd cymhwyster o fewn 6 mis o ddechrau’r swydd. Bydd y cyflog yn codi i £23,250 pan fyddant wedi cwblhau’r cymhwyster yn llwyddianus.
Amser llawn (croesewir ceisiadau gan bobl sydd am weithio'n llawn amser, rhan-amser neu rannu'r swydd)
Parhaol
Caerdydd
I'w gadarnhau

Pwrpas y swydd

Darparu gwasanaeth cymorth effeithlon ac effeithiol i’r Dirprwy Gyfarwyddwr Gwasanaethau Cyfreithiol, a chymorth wrth gefn i’r Cyfarwyddwr Gwasanaethau Cyfreithiol a Dirprwy Gyfarwyddwyr eraill fel y bo angen. Bydd deiliad y swydd yn darparu dolen effeithiol ac effeithlon rhwng y Dirprwy Gyfarwyddwr, y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Cyfreithiol, Dirprwy Gyfarwyddwyr eraill, Cyfarwyddwyr eraill o fewn Llywodraeth Cymru, timau o gyfreithwyr sy’n ymdrin â phynciau perthnasol o fewn y Gwasanaethau Cyfreithiol, Is-adrannau Polisi yn Llywodraeth Cymru, a Llywodraeth Cymru yn ehangach. Bydd deiliad y swydd hefyd yn gweithio fel rhan o dîm sy’n cynnwys y Cynorthwyydd Gweithredol a Chynorthwywyr Personol eraill o fewn y Gwasanaethau Cyfreithiol a Phroffesiwn ehangach y Grŵp Cynorthwywyr Personol.

Prif dasgau

  • Ymdrin ag unrhyw e-byst/post sy’n dod i mewn neu sy’n mynd allan, ar ran y Dirprwy Gyfarwyddwr;
  • Rheoli dyddiadur y Dirprwy Gyfarwyddwr mewn modd rhagweithiol;
  • Rheoli e-byst y Dirprwy Gyfarwyddwr mewn trafodaeth â’r Dirprwy Gyfarwyddwr ei hunan. Monitro a sicrhau bod y camau priodol yn cael eu cymryd os bydd y Dirprwy Gyfarwyddwr yn absennol, neu os na fydd ar gael – gan sortio ac argraffu lle bo hynny’n briodol;
  •  Gweithredu systemau ‘yn yr arfaeth’ a ‘dwyn ymlaen’ (systemau pending a bring forward) er mwyn sicrhau bod busnes sy’n mynd allan ac yn dod i mewn yn cadw at bob dedlein;
  • Paratoi ffolder diwrnod (Day Folder) y Dirprwy Gyfarwyddwr – sy’n cynnwys paratoi papurau’r Dirprwy Gyfarwyddwr ar gyfer y diwrnod canlynol (argraffu, coladu a pharatoi papurau, paratoi dogfennau/manylion teithio etc);
  • Dosbarthu/cydlynu papurau’n fewnol, er gwybodaeth neu er mwyn cael/rhoi sylwadau;
  • Gwneud trefniadau teithio a llogi – gan gynnwys llety mewn gwestai, prynu tocynnau trên ac awyrennau, llogi ceir etc;
  • Teipio – sain a chopi. Mae hynny’n cynnwys teipio, argraffu, ffotocopïo, ac anfon gohebiaeth, a gallai gynnwys yn benodol ddogfennaeth gyfreithiol megis Offerynnau Statudol, Cyfarwyddiadau i’r Cwnsleriaid, Contractau etc;
  • Drafftio llythyron sylfaenol, cofnodion, a chadw a chydnabod ymatebion, fel y bo angen;
  • Paratoi cyflwyniadau Power Point a thaenlenni Excel;
  • Trefnu cyfarfodydd a digwyddiadau hyfforddi, gan gynnwys llogi lleoliadau/darpariaethau arlwyo, offer etc;
  • Helpu i drefnu digwyddiadau mewnol, ee cofrestru cynrychiolwyr, datrys unrhyw broblemau, fel y bo angen;
  • Cyfarfod ag ymwelwyr a threfnu iddynt gael pas, trefnu ar gyfer parcio ceir, a darparu lluniaeth, fel y bo angen;
  • Cadw cofnodion o gyfarfodydd, fel y bo angen;
  • Derbyn galwadau ffôn, cymryd negeseuon, ac ailgyfeirio galwadau, pan fo hynny’n briodol;
  • Ffeilio a rheoli gwybodaeth, gan gynnwys cynnal system ffeilio/rhestrau ffeiliau cyfredol a chynnal ffolderi iShare yn briodol;
  • Cwblhau tasgau gweinyddol eraill ar gyfer y Cyfarwyddwr, Dirprwy Gyfarwyddwyr, neu dimau o gyfreithwyr y Gwasanaethau Cyfreithiol o bryd i’w gilydd, os na fydd yr adnoddau gweinyddol dynodedig yn ddigon i fodloni’r galw ar y pryd;
  • Gweithio gyda’r Dirprwy Gyfarwyddwr Gwasanaethau Cyfreithiol a Phartneriaid Busnes AD i gynllunio a threfnu ar gyfer recriwtio staff a staff ar secondiad i’r Adran fel y bo angen;
  • Cynorthwyo’r Dirprwy Gyfarwyddwr mewn perthynas â materion sy’n ymwneud â Brexit. 

Cyfleoedd datblygu

Mae’r swydd hon yn cynnig cyfleoedd sylweddol i ddatblygu sgiliau trefnu a chyfathrebu, gan feithrin dealltwriaeth helaeth o weithio mewn maes sy’n symud yn gyflym, ac ar yr un pryd ymwneud ag amrywiaeth eang o bob ar bob lefel o fewn y sefydliad. Hefyd bydd deiliad y swydd yn cael y cyfle i weithio ochr yn ochr â’r Cynorthwyydd Gweithredol o fewn y Gyfarwyddiaeth.

Dyddiad Cau

27/02/20 16:00

Hyderus o ran Anabledd

Mae Llywodraeth Cymru yn derbyn y diffiniad cymdeithasol o anabledd, sy'n cydnabod bod rhwystrau mewn cymdeithas yn gweithredu mewn modd sy'n analluogi pobl sydd â nam neu gyflwr iechyd, neu sy'n defnyddio Iaith Arwyddion Prydain. Rydym wedi ymrwymo i ddileu rhwystrau fel y gall pawb (neu'r rheini sy’n aelodau posibl o staff) berfformio ar eu gorau. Mae Deddf Cydraddoldeb 2010 yn defnyddio'r diffiniad meddygol o anabledd ("nam corfforol neu feddyliol sy'n cael effaith sylweddol a hirdymor ar allu person i gyflawni gweithgareddau arferol o ddydd i ddydd").

Rydym yn gwarantu y byddwn yn cynnig cyfweliad i unrhyw un sy'n anabl os bydd ei gais yn bodloni’r meini prawf sylfaenol ar gyfer y swydd. Mae bodloni’r ‘meini prawf sylfaenol’ yn golygu bod yn rhaid ichi ddarparu tystiolaeth yn eich cais i ddangos eich bod yn bodloni’r lefel ofynnol ar gyfer pob cymhwysedd. Mae’n rhaid ichi hefyd feddu ar unrhyw gymwysterau, sgiliau neu brofiadau sydd wedi eu nodi fel rhai hanfodol. Rydym wedi ymrwymo i gyflogi pobl anabl ac i hwyluso datblygiad eu gyrfa.

Os oes gennych nam neu gyflwr iechyd, neu'n defnyddio Iaith Arwyddion Prydain, ac yn dymuno trafod addasiadau rhesymol ar gyfer unrhyw ran o'r broses recriwtio hon, neu drafod sut y byddem yn eich cefnogi pe baech yn llwyddiannus, e-bostiwch DesgCymorthCydwasanaethau@llyw.Cymru cyn gynted â phosibl, a bydd aelod o'r tîm yn cysylltu â chi i drafod eich gofynion ac i ateb eich cwestiynau.

Sgiliau yn y Gymraeg

Mae Llywodraeth Cymru yn sefydliad dwyieithog, ac mae sgiliau Cymraeg yn gaffaeliad i ni.  Rydym yn annog ac yn cefnogi staff i ddysgu, datblygu a defnyddio’u sgiliau Cymraeg yn y gweithle.

 

Seiliwyd y rhestr isod o ofynion iaith y swydd ar asesiad gwrthrychol y rheolwr llinell ar ran Llywodraeth Cymru, o’r sgiliau yn y Gymraeg sy’n angenrheidiol i ymgymryd â dyletswyddau’r swydd benodol hon.

Ddim yn angenrheidiol i gyflawni dyletswyddau'r gwaith hwn

Ymddygiadau cymhwysedd sydd eu hangen ar gyfer y rôl

Arwain a Chyfathrebu – Ysgrifennu’n glir mewn iaith syml a gwirio gwaith o safbwynt sillafu a gramadeg , gan ddysgu o wallau blaenorol
Gweithio ar y Cyd ac mewn Partneriaeth – Cyfrannu’n rhagweithiol i waith y tîm cyfan
Cyflawni’n Brydlon – Gweithio’n sydyn ac yn egnïol er mwyn cwblhau’r gwaith
Gwella Gallu Pawb - Dod o hyd i ffyrdd o ddysgu a gwella’n bersonol wrth gyflawni tasgau o ddydd i ddydd

Meini prawf penodol i'r swydd

Profiad o weithio fel Cynorthwyydd Personol; byddai’n ddymunol pe baech yn gymwysedig i lefel ECDL, RSA, Diploma Pitman neu gymhwyster cyfatebol - neu’n fodlon ymgymryd â chymhwyster perthnasol o fewn 6 mis i ddechrau yn y swydd. Dylai deiliad y swydd feddu ar sgiliau trefnu rhagorol a’r gallu i flaenoriaethu tasgau mewn modd sy’n helpu i reoli’r llwyth gwaith yn effeithiol, yn enwedig pan fo hynny dan bwysau.
Sgiliau rhyngbersonol a chyfathrebu rhagorol ar bob lefel – gyda’r gallu i ddefnyddio tact a doethineb, ynghyd â’r gallu i ddatblygu cysylltiadau gweithio da, yn fewnol ac yn allanol.

Y gallu i wneud penderfyniadau cytbwys, ac ar yr un pryd bod yn ymwybodol o unrhyw sensitifrwydd a’r angen am sicrhau cyfrinachedd llwyr bob amser. Mae lefel uchel o ddoethineb yn hynod bwysig i’r swydd hon.

Proses Asesu

Caiff ceisiadau eu sifftio, wedyn bydd ymgeiswyr llwyddianus yn derbyn gwahoddiad i gyfweliad.

Gwybodaeth arall

Julie Sandy - julie.sandy@gov.wales - 0300 025 0870/ Joanna Evans - joanna.evans@gov.wales - 0300 061 5691

Sut i wneud cais

Dylai pob cais ar gyfer y swydd hon gael ei gyflwyno ar-lein, gan ddefnyddio system ymgeisio ar-lein Llywodraeth Cymru.  Os oes gennych anabledd sy’n golygu nad ydych chi’n gallu cyflwyno cais ar-lein, e-bostiwch DesgGymorthCydwasanaethau@llyw.cymru i ofyn am becyn ymgeisio mewn fformat gwahanol, neu i ofyn am addasiad rhesymol yn gysylltiedig ag anabledd, er mwyn cyflwyno’ch cais.

I gyflwyno cais, fe fydd angen i chi gofrestru am gyfrif. I wneud hyn, cliciwch ar y botwm ‘Gwneud cais’ isod.  Os oes gennych chi gyfrif yn barod, rhowch eich manylion mewngofnodi.  Os nad oes gennych chi gyfrif, pwyswch ‘Cofrestru’.  Dim ond ychydig funudau mae’n cymryd i lenwi’r ffurflen cofrestru, sydd angen cyfeiriad e-bost er mwyn ei chyflawni.  Unwaith i chi gofrestru a mewngofnodi, bydd y ffurflen gais yn agor ar y sgrin.  Mae angen i chi gwblhau’r ffurflen yn llwyr a’i hanfon erbyn yr amser terfyn ar y dyddiau cau. 

I gwblhau cais yn y Gymraeg, gwnewch yn siŵr eich bod yn pwyso ‘Gwneud cais’ isod ar y dudalen hon (yn hytrach na phwyso ‘Apply’ ar y dudalen Saesneg).

Am ragor o wybodaeth ynghylch proses recriwtio Llywodraeth Cymru, gwelwch y Canllaw Recriwtio i Ymgeiswyr Allanol (dolen).

Wrth ddarparu tystiolaeth o’ch addasrwydd ar gyfer y swydd, rydym yn argymell eich bod yn cyfeirio at Fframwaith Cymwyseddau’r Gwasanaeth Sifil (dolen).

Mae'r swydd hon ar gau i ymgeiswyr.