Swydd Wag -- CMO Private Office - Executive Officer - EO Lateral Only

Manylion y Swydd

Y Grŵp Iechyd a Gwasanaethau Cymdeithasol
Business Management Team
EO - ££26,900 - £30,610
Amser llawn (croesewir ceisiadau gan bobl sydd am weithio'n llawn amser, rhan-amser neu rannu'r swydd)
Parhaol
Lleoliad arall

Dyddiad Cau

16/12/22 16:00

Disgrifiad o'r swydd

This is an exciting opportunity to be part of the Private Office supporting the Chief Medical Officer on all aspects of public health including preparation for the Covid-19 Public Inquiry, day to day liaison with health protection, health improvement and well-being directorates and wider Welsh Government Senior Teams. The postholder will have discrete areas of responsibility such as contributing to the  preparation for the Inquiry, supporting  public health leadership and working with the other UKCMO private offices at the highest level. The postholder will report to an HEO. 

The Private Office is made up of a G7 who oversees the Private Office, a HEO working on the Covid Inquiry and a part time PA who provides direct support to the CMO. 

The role includes:

  • Working with the team, day to day management and prioritisation of the CMO’s emails, managing the majority of onward work distribution without recourse,.  supporting the monitoring the private office mailbox.
  • Day to day management of the CMO’s fast-moving diary to ensure proper use of time, and timely access to supporting meeting information, working closely with other members of the team.
  • Arrange internal and external meetings, commission and co-ordinate briefings in support of those meetings. Set agendas, prepare papers, take the minutes, and follow up actions at meetings as required.
  • Prepare the CMO’s electronic day folder comprising all papers for the following day.  In collaboration with the HEO, ensuring that the CMO, is provided with appropriate briefing.
  • Supporting the G7 with presentations for CMO conferences, CMO Annual report research, and ad hoc private office work when required.
  • Record keeping and use of i-Share in line with the Welsh Government’s record keeping policies, including RMSO responsibilities.
  • Quickly assimilate and maintain background and knowledge for the  Public Inquiry and have an awareness of political sensitivities.
  • Operate an efficient and effective bring forward system to ensure that deadlines for outgoing and incoming business are met.
  • Organise ad-hoc events, involving internal and external stakeholders. including booking venues and catering, drafting agendas, collating attendee lists, circulation of event papers, admin requirements on the day, follow up of action points.
  • Appropriate handling of confidential information in relation to staffing issues including recruitment, performance management, complaints, and disciplinary procedures.
  • Develop and maintain contacts with key external stakeholders including UKCMOs offices, NHS contacts.
  • Provide ad hoc administrative support across the Division to support the delivery of Ministerial and CMO priorities.

Meini Cais

 

I wneud cais ar gyfer y swydd hon, fe fydd angen i chi baratoi eich tystiolaeth (gwelwch y ddolen yn yr adran 'Sut i wneud cais' isod) i amlinellu sut ydych chi’n cwrdd â gofynion y rôl. Mae anghenion y swydd wedi’u nodi isod.

 

  1. Able to demonstrate strong organisational skills, be proactive and take initiative. 
  2. Proactively seek information, resources and support from others outside own immediate team in order to help achieve results.
  3. Able to communicate effectively with colleagues at all levels of seniority.

Proses Asesu

Applications will be sifted and successful candidates invited to attend an interview.

Hyderus o ran Anabledd

Mae Llywodraeth Cymru yn derbyn y diffiniad cymdeithasol o anabledd, sy'n cydnabod bod rhwystrau mewn cymdeithas yn gweithredu mewn modd sy'n analluogi pobl sydd â nam neu gyflwr iechyd, neu sy'n defnyddio Iaith Arwyddion Prydain. Rydym wedi ymrwymo i ddileu rhwystrau fel y gall pawb (neu'r rheini sy’n aelodau posibl o staff) berfformio ar eu gorau. Mae Deddf Cydraddoldeb 2010 yn defnyddio'r diffiniad meddygol o anabledd ("nam corfforol neu feddyliol sy'n cael effaith sylweddol a hirdymor ar allu person i gyflawni gweithgareddau arferol o ddydd i ddydd").

Rydym yn gwarantu y byddwn yn cynnig cyfweliad i unrhyw un sy'n anabl os bydd ei gais yn bodloni’r meini prawf sylfaenol ar gyfer y swydd. Mae bodloni’r ‘meini prawf sylfaenol’ yn golygu bod yn rhaid ichi ddarparu tystiolaeth yn eich cais i ddangos eich bod yn bodloni’r lefel ofynnol ar gyfer pob cymhwysedd. Mae’n rhaid ichi hefyd feddu ar unrhyw gymwysterau, sgiliau neu brofiadau sydd wedi eu nodi fel rhai hanfodol. Rydym wedi ymrwymo i gyflogi pobl anabl ac i hwyluso datblygiad eu gyrfa.

Os oes gennych nam neu gyflwr iechyd, neu'n defnyddio Iaith Arwyddion Prydain, ac yn dymuno trafod addasiadau rhesymol ar gyfer unrhyw ran o'r broses recriwtio hon, neu drafod sut y byddem yn eich cefnogi pe baech yn llwyddiannus, e-bostiwch DesgCymorthCydwasanaethau@llyw.Cymru cyn gynted â phosibl, a bydd aelod o'r tîm yn cysylltu â chi i drafod eich gofynion ac i ateb eich cwestiynau.

Sgiliau yn y Gymraeg

Mae Llywodraeth Cymru yn sefydliad dwyieithog, ac mae sgiliau Cymraeg yn gaffaeliad i ni.  Rydym yn annog ac yn cefnogi staff i ddysgu, datblygu a defnyddio’u sgiliau Cymraeg yn y gweithle.

 

Seiliwyd y rhestr isod o ofynion iaith y swydd ar asesiad gwrthrychol y rheolwr llinell ar ran Llywodraeth Cymru, o’r sgiliau yn y Gymraeg sy’n angenrheidiol i ymgymryd â dyletswyddau’r swydd benodol hon.

Dymunol

Partneriaeth Gymdeithasol

O fewn Llywodraeth Cymru, mae'r berthynas rhwng y cyflogwr a'r undebau llafur yn seiliedig ar bartneriaeth gymdeithasol. Rydyn ni'n credu mai’r ffordd orau o gyflawni ein nodau yw drwy sicrhau bod rheolwyr ac undebau llafur yn cydweithio.

Ein 3 undeb llafur cydnabyddedig yw:
•         PCS
•         Prospect
•         FDA

Mae cytundeb partneriaeth yn sail i'r berthynas hon. Mae'r cytundeb yn nodi sut y mae ein hundebau yn gweithio gyda Llywodraeth Cymru ar faterion fel:
•         cyflog
•         telerau ac amodau
•         polisïau a gweithdrefnau
•         newid sefydliadol

Mae ein cydweithwyr undebau llafur yn Llywodraeth Cymru yn cydweithio i roi cyfle i'w haelodau gael dweud eu dweud yn y gweithle. Maent yn sicrhau bod buddiannau eu haelodau yn cael eu hyrwyddo a'u diogelu. Maent hefyd yn helpu i leihau anghydraddoldebau a gwella telerau ac amodau.

Mae gan Lywodraeth Cymru hanes blaenorol rhagorol o weithio mewn partneriaeth gyda'i hundebau llafur. Rydyn ni'n annog staff i gymryd rhan. Rydyn ni'n eich cefnogi i ymuno ag undeb llafur cydnabyddedig, i sicrhau bod eich llais yn cael ei glywed yn y gweithle ac i ddysgu mwy am undebau llafur a gwaith partneriaeth.

Gwybodaeth arall

Cathy Weatherup - cathy.weatherup@gov.wales

Sut i ymgeisio

Dylai pob cais ar gyfer y swydd hon gael ei gyflwyno ar-lein, gan ddefnyddio system ymgeisio ar-lein Llywodraeth Cymru.  Er mwyn anfon cais, fe fydd angen i chi atodi eich Cais Symud ar draws (dolen) cyflawn, sydd yn amlinellu sut rydych chi'n cwrdd a gofynion y rol.

Os oes gennych nam sy’n golygu nad ydych chi’n gallu cyflwyno cais ar-lein, e-bostiwch DesgGymorthCydwasanaethau@llyw.cymru i ofyn am becyn ymgeisio mewn fformat gwahanol, neu i ofyn am addasiad rhesymol yn gysylltiedig a nam, er mwyn cyflwyno’ch cais.

I gyflwyno cais, fe fydd angen i chi gofrestru am gyfrif. I wneud hyn, cliciwch ar y botwm ‘Gwneud cais’ isod.  Os oes gennych chi gyfrif yn barod, rhowch eich manylion mewngofnodi.  Os nad oes gennych chi gyfrif, pwyswch ‘Cofrestru’.  Dim ond ychydig funudau mae’n cymryd i lenwi’r ffurflen cofrestru, sydd angen cyfeiriad e-bost er mwyn ei chyflawni.  Unwaith i chi gofrestru a mewngofnodi, bydd y ffurflen gais yn agor ar y sgrin.  Mae angen i chi gwblhau’r ffurflen yn llwyr a’i hanfon erbyn yr amser terfyn ar y dyddiau cau. 

I gwblhau cais yn y Gymraeg, gwnewch yn siŵr eich bod yn pwyso ‘Gwneud cais’ isod ar y dudalen hon (yn hytrach na phwyso ‘Apply’ ar y dudalen Saesneg).


**Nodwch:  Os oes gennych chi gyfrif Penodi yn barod, a hoffech chi ddiweddaru eich enw defnyddiwr i’r cyfeiriad e-bost @llyw.cymru newydd, dylech fewngofnodi i’ch cyfrif gan ddefnyddio’ch hen fanylion, yna clicio ar eich enw, a dewis ‘Golygu manylion personol’.  Gallwch ddiweddaru eich manylion personol cofrestredig ar y dudalen hon.**

Mae'r swydd hon ar gau i ymgeiswyr.